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Die Abstimmung der Urlaubszeiten im Betrieb führt oft zu innerbetrieblichen Konflikten. Wenn keine Betriebsferien angeordnet werden, innerhalb derer die gesamte Belegschaft eines Unternehmens ihren Urlaub nimmt, kommt es immer wieder zu einem Wettlauf der Arbeitnehmer um die „besten“ Urlaubszeiten. Schnell wird da versucht, beispielsweise eine besondere Beziehung zum Chef dafür zu nutzen, sich rechtzeitig den Wunschtermin zu sichern, dies auch zu Lasten der Kollegen. Das Gesetz kennt dazu die Regelung in § 7 Abs.1 Bundesurlaubsgesetz.
Die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer sind gegenüber betrieblichen Belangen des Arbeitgebers im allgemeinen vorrangig zu berücksichtigen. Das wird sich jedoch nicht immer durchhalten lassen, denn der Arbeitgeber wird in der Lage sein, seine Belange stets als dringlich darzustellen, was dann wiederum dazu führt, dass die Interessen der Arbeitnehmer zurückzustehen haben. Daneben sind selbstverständlich die Urlaubswünsche der anderen Arbeitnehmer / Kollegen zu berücksichtigen. Sind diese sozial schutzwürdiger als der betreffende Arbeitnehmer, gehen deren Interessen vor. Häufiges Beispiel sind Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern, die darauf angewiesen sind, ihren Urlaub auch während der Schulferien der Kinder zu nehmen.
Die Gewährung des Urlaubs erfolgt ausschließlich durch den Arbeitgeber. Dies geschieht nahezu durchgängig mittels Urlaubsantrag des Arbeitnehmers und entsprechender schriftlicher Genehmigung des Arbeitgebers. Dieser wird den Urlaub in dem gewünschten Zeitraum nur dann gewähren, wenn dies der allgemeinen Urlaubsplanung in dem Betrieb unter Aufrechtaerhaltung aller Funktionen innerhalb des Betriebs in der Urlaubszeit entspricht. In zahlreichen kleineren Betrieben findet aber heute quasi schon eine Selbstorganisation der Arbeitnehmer dergestalt statt, dass diese nicht nur die Interessen der jeweiligen Kollegen, sondern auch betriebliche Interessen berücksichtigen. Dem Arbeitgeber wird dann ein insgesamt abgestimmter Urlaubsplan vorgelegt, den er lediglich noch auf Durchführbarkeit / Plausibilität überprüfen und ggf. nicht berücksichtigte Sondereinflüsse und Umstände noch einarbeiten muss.
Das ist auch der Grund dafür, dass sich die Arbeitsgerichte vergleichsweise selten mit derartigen Fragestellungen zu befassen haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitnehmer mit der Urlaubsplanung im Betrieb nicht zufrieden ist und eine Selbstbeurlaubung vornimmt. Davor ist dringend abzuraten, denn eine solche Selbstbeurlaubung stellt in der Regel einen von der Rechtsprechung anerkannten Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung dar, die sogar als außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden und auch wirksam sein kann.
